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  • Comment tenir à jour
    mon registre des traitements ?

    Dans le cadre du futur règlement, les organismes doivent tenir une documentation interne complète sur leurs traitements de données personnelles et s’assurer que ces traitements respectent bien les nouvelles obligations légales. Vous trouverez ci dessous des exemples de registre de traitement ainsi que notre recommandation vers un logiciel dédié à la gestion de la RGPD.

    TEMPLATE DE LA CNIL

    Pour être en capacité de mesurer l’impact du règlement sur votre activité et de répondre à cette exigence, vous devez au préalable recenser précisément :

    • Les différents traitements de données personnelles, 
    • Les catégories de données personnelles traitées ;
    • Les objectifs poursuivis par les opérations de traitements de données ;
    • Les acteurs (internes ou externes) qui traitent ces données. Vous devrez notamment clairement identifier les prestataires sous-traitants afin d’actualiser les clauses de confidentialité ;
    • Les flux en indiquant l’origine et la destination des données, afin notamment d’identifier les éventuels transferts de données hors de l'Union européenne.

    TEMPLATE DE LA CBVP

    Le modèle de registre que nous proposons ci dessous contient plus d’informations que ce que le RGPD ne requiert. Ce modèle de Registre doit donc être considéré comme un réel outil car il permet à l’utilisateur de garder une vue d’ensemble sur d’autres informations qui ont également une importance à la lumière de l’application du RGPD.

     

    Les informations qui doivent absolument figurer dans le Registre, telles que le RGPD le prévoit, sont marquées en rouge. En supprimant les autres colonnes et en ne maintenant donc que les champs marqués en rouge, vous obtiendrez un Registre contenant le minimum d’informations requises par le RGPD.

     

    Le modèle de Registre permet d’établir un historique concernant le traitement des données en y complétant les champs « date de fin du traitement » et « traitement alternatif » sous la rubrique « statut ». Ceci peut s’avérer utile afin d’obtenir un aperçu des aspects importants des traitements qu’une organisation a opérés antérieurement.

     

    Le modèle de Registre est composé de 5 onglets :

     

    1. Onglet « identification du responsable du traitement » :  identification de l’organisation qui gère le registre et, le cas échéant, identification du délégué à la protection des données.
    2. Onglet « registre » : le registre effectif où les différents types de traitements de données doivent figurer.
    3. Onglet « listes » :  listes avec une sélection de valeurs proposées pour vous aider à compléter le Registre.
    4. Onglet « manuel registre » : dans cet onglet il vous est expliqué comment le registre doit être complété.
    5. Onglet « mapping déclaration » : cet onglet vous permet de comparer et donc de reprendre facilement les informations que vous aviez déjà introduites dans votre déclaration préalable de traitement le cas échéant. La colonne A reprend les catégories du Registre et la colonne B donne la catégorie équivalente qui est à retrouver dans votre déclaration le cas échéant.


    Ce modèle n’est pas un support officiel, vous êtes libre d’utiliser un autre Registre qui peut se présenter sous un autre format (autre logiciel, … ) tant que l’objectif du Registre est maintenu : fournir un aperçu complet des traitements de données à caractère personnel opérés.
     

  • UTILISER UN LOGICIEL SPECIFIQUE POUR ASSURER LE CONTROLE ET LA CONFORMITE A LA RGPD :
    CAPTAIN DPO

    Captain DPO donne les moyens aux Data Protection Officers de conduire efficacement leurs missions de mise en conformité grâce à une plateforme simple et ergonomique, et un panel d’applications collaboratives et agiles garantissant l'accountability totale du processus :

    • Tableau de bord dynamique
    • Auto-diagnostic RGPD
    • Registre des traitements
    • Cartographie des applications
    • Gestion de crise
    • Notifications et alertes
    • Gestion des demandes de rectification
    • Annuaire des parties prenantes
    • Gestion des droits et accès
    • Indicateurs de suivi et KPI
    • Espace documentaire et versioning
    • Intégration du logiciel DPIA CNIL
    • Gestion multi-registres
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